Description du poste
Missions principales :
Activité Direction du service aux patients, aux usagers et relations juridiques :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service (usagers) et identifier les demandes des usagers et
du personnel soignant
- Assurer la gestion et le suivi du courrier, certains dossiers sensibles et confidentiels et participer aux
situations de crise
- Assurer le classement des dossiers administratifs et juridiques
- Assurer l’interface avec les partenaires de la Direction :
=> Gestion et suivi des réquisitions des forces de l’ordre et de la justice auprès du personnel soignant
=> Organiser les réquisitions avec les personnes concernées et identifier (justice, police, agents hospitaliers, conseil de l’ordre)
=> Gestion et suivi des demandes d’informations liées aux données médicales des patients en lien avec les forces de l’ordre
=> Assurer la gestion et le suivi de l’accompagnement des agents hospitaliers bénéficiant de la protection fonctionnelle et assurer la gestion et le suivi des violences faites aux patients et agents hospitaliers
=> Assurer la traçabilité de ces actions
- Appui administratif (paiement des prestataires, archivage) et envoi des documents à la Direction des
finances
Activité organisationnelle :
- Assurer le suivi des agents de l’accueil BDG (organisation et adaptation de leur temps travail et leurs
missions)
- Gestion du planning du standard de nuit
- Réaliser un suivi des congés, récupérations, heures supplémentaires, formation (utilisation de Gestor) en
collaboration avec la responsable de la Direction.
Missions partagées :
- Préparation et suivi des dossiers contentieux en relation avec l’assureur de l’établissement, les
praticiens et les patients. Copie des dossiers médicaux.
- Rédaction de documents et courriers types juridiques simples
- Traitement des demandes ponctuelles des usagers
- Assurer le secrétariat juridique (répondre au téléphone, suivi des mails, accueil, suivi des événements
indésirables et des changements organisationnels)
- Planification et préparation des réunions
- Planification des réunions internes et externes dans les agendas des deux responsables du service
Autres détails
Profil recherché
- Formation : Secrétariat ou assistante de direction
- Expérience professionnelle souhaitable : Expérience dans le secrétariat
- Compétences:
Gestion administrative
Utilisation des réseaux multimédias et internet
Maitrise des outils informatiques et du pack office
(Word, Excel, Outlook)
Compétences rédactionnelles
Veiller au respect du circuit des dossiers sensibles
Formation Crossway à prévoir
- Aptitudes et savoir-être:
Sens de l’organisation
Sens des responsabilités et réactivité
Gestion des priorités
Esprit d’équipe
Esprit d’initiative
Capacité d’adaptation
Savoir gérer plusieurs missions de front
Sens de l’accueil
Discrétion
Description de l'établissement
Le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers, pôle de référence et d’appel en matière de santé, est leader en soins, enseignement, recherche et prévention.Il est l'un des premiers opérateurs santé de la région avec plus de 195 000 patients et 390 résidents par an et 1 745 lits et places.À la fois établissement de soins de proximité et centre de recours et d’expertise, il concilie au quotidien innovation et solidarité. Avec 9 pôles et 60 services cliniques médicaux-sociaux et biologiques, l’offre de soins du CHU couvre l’ensemble des spécialités médicales, chirurgicales et biologiques, dont la cancérologie. Les pathologies rares et complexes sont prises en charge par des centres de références et de ressources. Les compétences des équipes hospitalo-universitaires sont soutenues par un plateau technique de pointe.Au quotidien, l’activité du CHU s’inscrit dans une démarche de qualité et de sécurité des soins. Cette dynamique est portée jusqu’aux patients par chaque professionnel de santé. Des structures dédiées impulsent et coordonnent les actions réalisées dans ce cadre.Membre d’HUGO (GCS Hôpitaux Universitaires du Grand Ouest), le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers est un pôle de recherche et d’enseignement supérieur.Premier employeur du Maine-et-Loire, et l’un des premiers de la région des Pays de la Loire avec 6 900 salariés, le CHU participe également à la formation des futurs professionnels de santé.Une position qui en fait un acteur de cohésion sociale et l’un des premiers partenaires des autres établissements de santé publics et privés régionaux.
Pour aller plus loin : https://chu-angers.mstaff.co