Cadre en charge des secrétariats médicaux 80%

Description du poste

Dans le cadre de ses fonctions, le cadre en charge des secrétariats médicaux assure l’encadrement, la coordination et l’animation des équipes de secrétaires médicales de son périmètre. Il contribue à la structuration, à l’optimisation et à l’évolution des organisations de secrétariat, en lien étroit avec le responsable des secrétaires médicaux, les cadres en charge des secrétariats médicaux et les directions fonctionnelles. A ce titre, ses missions s’articulent autour des volets suivants :

Encadrement des secrétariats

• Organiser l'activité des secrétaires médicales au sein des services ou du pôle : hiérarchisation des activités, recentrage sur le coeur de métier,
• Adapter et répartir les ressources humaines en fonction de l'activité (affectations, mutualisations, horaires, rotations éventuelles) en conciliant qualité de service rendu aux usagers et efficience organisationnelle,
• Suivre les indicateurs de charge de travail (délais de courriers, volumes de dossiers, indicateurs RH …) pour ajuster les moyens alloués,
• Gérer les absences (congés, RTT, maladie) et assurer le suivi des plannings via Gestor,
• Assurer la circulation fluide des informations entre la Direction et les services,
• Organiser l’accueil, l’intégration et le tutorat des nouveaux agents, ainsi que l’encadrement des stagiaires,
• Identifier les besoins collectifs en formation et en assurer le recensement en lien avec le CSS du pôle et le chef de pôle,
• Assurer la création, la mise à jour et l’archivage des fiches de poste,
• Superviser la gestion des archives du secrétariat en lien avec l’UCDM,
• Planifier et coordonner les remplacements d’été : analyse des besoins et organisation des renforts,
• Gérer les habilitations aux outils métiers des agents en fonction de leur affectation via IWS (Crossway, GLIMS, DXImage, Lifen, accès au réseau G:\, …),
• Maintenir un suivi régulier en lien avec la certification COFRAC en s’assurant de l’adéquation des droits attribués avec les missions des secrétaires médicales dans une logique de traçabilité,
• Assurer la suppléance entre cadres en cas d’absence,
• Contribuer à la mise en œuvre de la politique de retour et maintien dans l’emploi des agents,
• Planifier et assurer les entretiens professionnels et de formation via le logiciel métier GESFORM,
• Suivre les agents contractuels en lien avec la DRH : évaluations, renouvellements, fins de contrat.

Evolution des organisations et développement des bonnes pratiques, Outils et Méthode

Le cadre en charge des secrétariats médicaux travaillera en étroite collaboration avec le responsable des secrétariats médicaux afin de contribuer à l’amélioration de la pertinence, de l’efficience des organisations, et partant à leur performance.

• Participer à l’état des lieux des organisations et outils en place dans les secrétariats médicaux,
• Elaborer et mettre en œuvre des projets d’optimisation : harmonisation des pratiques, réorganisation si besoin et animation de réunions d’équipes,
• Contribuer à l’intégration et à l’amélioration des outils numériques dans le Dossier Patient Informatisé et à l’adaptation des méthodes de travail,
• Participer aux projets institutionnels thématiques : dématérialisation, digitalisation des parcours médico-administratifs, simplification des parcours (guichet unique),
• Proposer et co-construire un plan pluriannuel d’amélioration de la performance des secrétariats, intégré au projet d’établissement,
• Piloter des expérimentations organisationnelles dans une démarche de conduite du changement,
• Participer et contribuer aux projets de pôle (identification des besoins, mise en œuvre des organisations).

Gestion des recrutements et des remplacements des secrétaires médicales

• Contribuer à la gestion des mensualités de remplacements,
• Participer à la constitution du vivier de candidats : analyse de CV, organisation de tests bureautiques, lancement du recrutement auprès de la DRH,
• Participer à la gestion de la mobilité interne : diffusion des postes vacants, analyse des candidatures, organisation des entretiens, notifications aux candidats,

Au regard de la nature du poste, ces missions et activités sont appelées à évoluer en fonction des objectifs et priorités du pôle. Leur validation et leur priorisation sont assurées par le responsable des secrétariats médicaux et le directeur adjoint du pôle Politique sociale.

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