Assistant de Direction du coordonnateur( trice) générale des instituts et écoles

Description du poste

Les missions et activités :

Missions et activités en lien avec le coordonnateur ( trice) générale des Instituts et Ecoles de formation.

L’assistant de direction, assiste CGS dans le pilotage et la gestion des activités administratives du département, en lien avec les directions et responsables pédagogiques des instituts et écoles de formation.

 Gestion administrative pour la coordonnatrice du DIEF :

o Gère l'agenda :

1. en réalisant des points hebdomadaires
2. en anticipant la gestion de l’agenda
3. en s’assurant de la mise à disposition et de la fiabilité des

informations nécessaires à l’organisation du travail de la coordonnatrice.

1. en proposant des solutions dans la gestion des conflits d’agenda
2. en informant les partenaires de la disponibilité de la coordonnatrice

(acceptation/ refus de RDV)

Traite et oriente les appels et messages téléphoniques

1. Traite le courrier et gère la correspondance en priorisant les réponses à apporter

 Gestion des dossiers spécifiques :

Il (elle) assure de façon autonome, l’analyse, l’instruction, la préparation et le suivi de dossiers touchant aux domaines spécifiques des activités du département et concourt au fonctionnement général de la structure.

1. Prépare, organise des réunions institutionnelles et de coordination à visée

stratégique

1. Organise la campagne de recueil des données pour la réalisation du rapport d'activités pour le conseil régional et met en forme institutionnelle de ces rapports en lien avec les directeurs et/ou coordonnateurs de chaque école et institut.
2. Rédige les comptes rendus, les rapports d'activités et les décisions en lien

avec ses missions

Missions et activités en lien avec le fonctionnement du DIEF

Il (elle) organise et coordonne les informations internes et externes, liées au

fonctionnement de la structure.

1. Oriente les demandes de réintégration, de mutation, d'interruption de

scolarité et de césure aux coordonnateurs des écoles et instituts et aux

secrétariats correspondants

1. Collabore avec le coordonnateur pédagogique de l’IFSI, l’assistante de

scolarité des L3 et le cadre de santé formateur en charge du dossier de la

gestion de la formation des médecins étrangers pour l'obtention des

diplômes d'état

1. Réceptionne et trace les demandes diverses et les réoriente vers les

personnes référentes

1. Gère et envoie les procédures et les dossiers d'inscription
2. Aide à la gestion de la FPC selon les recommandations du CSS

responsable de la FPC ou de la CGS.

1. Il (elle) apporte son expertise métier au cadre supérieur de santé
2. Recueille, produit et traite les informations et enquêtes statistiques
3. Participe à la mise en forme institutionnelle des dossiers d’agrément et d’autorisation des instituts et écoles
4. Participe aux évènements et procédures en lien avec l’attractivité du DIEF

(portes ouverte, forum, CALEP etc. )

1. En concertation avec les coordonnateurs des filières concernées, centralise les capacités d’accueil des étudiants cadres de santé

Il (elle) assure les interfaces entre le DIEF et les directions fonctionnelles dans

son champ de compétences.

1. Suit les conventions en lien avec le cadre de gestion
2. Aide à l'organisation des épreuves de sélection d'entrée (FPC notamment,autre selon évolutions réglementaires)
3. Met à jour l’archivage des procédures
4. Est en appui pour l’instruction des dossiers à risque contentieux

Missions et activités en appui à la gestion managériale du DIEF

En coordination avec les directeurs et/ou coordinateur des écoles et instituts, préparation de l’accueil des nouveaux arrivants

1. Gestion des habilitations, des droits, accès, adresse mail,
2. Organisation de la mise à disposition du matériel nécessaire à la prise de

poste (bureau, clés etc.),

1. S’assure de la mise en oeuvre de la procédure d’accueil dans son champ

de compétence.

En coordination avec la Coordonnatrice Générale des Soins du DIEF et en lien avec la Coordonnatrice Générale des Soins du CHU, organisation de l’accueil des élèves directeurs et autre stagiaires sur la fonction de coordination :

1. Gestion des habilitations, des droits, accès, adresse mail,
2. Organisation de la mise à disposition du matériel nécessaire pendant le stage (PC et code d’accès, carte CPE, carte de self, bureau, clés, etc.),
3. S’assure de la mise en oeuvre de la procédure d’accueil dans son champ

de compétence.

Gestion de la planification des évaluations annuelles (agenda) et de latransmission des demandes de congés de l’équipe de coordination à la Coordonnatrice Générale des Soins

1. Réalisation d’un document de synthèse du présentéisme de l’équipe de

coordination (pour les congés).

Missions et activités en lien avec la gestion logistique

1. Intervention en appui pour l’organisation de l’arborescence informatique interne et

pour la mise à jour du site intranet et internet

1. Gestion des habilitations et des droits pour l'ensemble du DIEF (arborescence,

logiciels etc.) selon les décisions en équipe de coordination

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