Description du poste
Accueil
- Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques,
- Accueil et orientation des personnes se présentant au secrétariat du GCS HUGO.
Gestion du courrier
- Réception du courrier,
- Enregistrement et expédition des courriers reçus et envoyés,
- Diffusion aux personnes concernées par le traitement des documents enregistrés,
- Suivi du courrier avec les destinataires concernés.
Gestion des agendas/planning
- Organisation et suivi des agendas des membres de la coordination en relation avec les secrétariats respectifs,
- Communication des modifications d’agenda aux membres de l’équipe concernés,
- Rappel des rendez-vous et des réunions en cas de besoin,
- Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous.
Organisation et préparation des instances, évènements
- Organisation des instances récurrentes importantes, en particulier :
- Assemblée Générale du GCS HUGO,
- Comité d’orientation scientifique GIRCI (COS),
- Bureaux du GCS HUGO.
- Réservation des salles de réunions et de visioconférence,
- Etablissement et expédition des convocations,
- Préparation des éléments graphiques (reprographie),
- Commande de prestation (restauration, logistique, transport, hébergement).
Organisation des déplacements des membres de l’équipe à l’extérieur
- Préparation et suivi des ordres de mission, titres de transport,
- Vérification des états de frais de déplacement.
Gestion administrative
- En application de la charte graphique du GCS HUGO, réalisation :
- des courriers,
- des comptes rendus de réunions,
- des documents de travail.
- Réalisation de diaporamas pour la présentation de dossiers en réunions
- Circuit de signature :
- Gestion du processus de validation des documents (contrats, bons de commande, rapports).
- Organisation et suivi des signatures électroniques et manuelles,
- Archivage des documents signés
- Assurer le suivi GTT de l’équipe en lien avec la DRH.
Suivi financier :
- Émission des factures (création, envoi, suivi des paiements),
- Vérification des informations sur les factures (TVA, montants),
- Gestion des ajustements de prix, remises et retours,
- Préparation des virements,
- Enregistrement et transmission des pièces justificatives pour les clôtures mensuelle et annuelle,
- Rapprochement bancaire.
Administration du réseau & extranet du GCS HUGO
- Mise à jour des informations,
- Relation avec le prestataire informatique.
Organisation et fonctionnement du secrétariat
- Participation aux réunions de service,
- Présentation de l’avancement des dossiers,
- Proposition de toute mesure susceptible d’améliorer le fonctionnement du secrétariat.
Autres détails
Profil recherché
FORMATION ET/OU QUALIFICATIONS REQUISES
Diplôme Bac +2 de secrétaire ou assistanat de direction ou équivalent
CONNAISSANCES PARTICULIERES SOUHAITEES
· Connaissance de l’environnement de la recherche clinique,
· Connaissance en anglais souhaité : lu, écrit, parlé.
QUALITES PROFESSIONNELLES ET PERSONNELLES REQUISES
· Organisation : Une excellente capacité à gérer les priorités, à planifier les tâches et à respecter les délais.
· Rigueur : Un souci du détail et de précision dans la gestion des documents administratifs, des factures et des processus de validation.
· Discrétion et confidentialité : Une grande capacité à traiter des informations sensibles en toute confidentialité, notamment dans la gestion des dossiers administratifs et financiers.
· Capacité à travailler en équipe : Un bon esprit d'équipe et la capacité à collaborer efficacement avec les autres membres de l’organisation, notamment les responsables de coordination, les collègues du secrétariat, et les prestataires externes.
· Adaptabilité et flexibilité : Savoir s’adapter à des changements de planning ou de priorités, gérer des urgences & imprévus et ajuster son travail en fonction des besoins de l’équipe.
· Esprit d'initiative : Être proactif (ve) et capable de suggérer des solutions ou des améliorations pour faciliter les processus administratifs et améliorer le fonctionnement du secrétariat.
· Communication claire et efficace : Une capacité à exprimer ses idées de manière claire, tant à l'oral qu'à l'écrit, et à s'assurer que toutes les informations sont bien comprises par les différents interlocuteurs.
SAVOIR-FAIRE REQUIS
· Maîtrise des techniques de gestion documentaire : Capacité à organiser, classer, enregistrer et suivre les documents administratifs et financiers (courriers, factures, rapports, contrats).
· Gestion des priorités et des délais : Être capable d’organiser efficacement les tâches et de respecter les échéances, en particulier lors de la gestion des agendas, des réunions et du suivi des dossiers.
· Maîtrise des logiciels bureautiques : Savoir utiliser les outils courants comme Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, canva), ainsi que des outils de gestion de courrier électronique et de planification (Outlook, logiciels de gestion de tâches).
· Maîtrise des outils de visioconférence et de réservation de salles : Savoir organiser des réunions virtuelles (Zoom, Teams, etc.) et gérer les réservations de salles.
· Coordination logistique des réunions et déplacements : Organiser et planifier des réunions en fonction des disponibilités des participants, réserver des salles, organiser des déplacements professionnels (réservations de transport, préparation des ordres de mission).
· Émission et suivi des factures : Gérer la création, l’envoi et le suivi des paiements de factures, tout en vérifiant les informations fiscales (TVA, montants).
· Rédaction de documents administratifs : Être capable de rédiger des documents clairs et concis comme des comptes-rendus de réunions, des rapports, des courriers, ainsi que des présentations (diaporamas).
· Suivi des processus de validation : Gérer le circuit de signature des documents (contrats, bons de commande, rapports) en assurant leur validation et archivage.
EXPERIENCES PROFESSIONNELLES APPRECIEES
Expérience souhaitée d’un minimum de 2 ans sur des missions de secrétariat et/ou Assistant Administratif et/ou Adjoint Administratif au sein d’un GCS ou centre hospitalier universitaire.
Description de l'établissement
Le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers, pôle de référence et d’appel en matière de santé, est leader en soins, enseignement, recherche et prévention.Il est l'un des premiers opérateurs santé de la région avec plus de 195 000 patients et 390 résidents par an et 1 745 lits et places.
À la fois établissement de soins de proximité et centre de recours et d’expertise, il concilie au quotidien innovation et solidarité. Avec 9 pôles et 60 services cliniques médicaux-sociaux et biologiques, l’offre de soins du CHU couvre l’ensemble des spécialités médicales, chirurgicales et biologiques, dont la cancérologie. Les pathologies rares et complexes sont prises en charge par des centres de références et de ressources.
Les compétences des équipes hospitalo-universitaires sont soutenues par un plateau technique de pointe.
Au quotidien, l’activité du CHU s’inscrit dans une démarche de qualité et de sécurité des soins. Cette dynamique est portée jusqu’aux patients par chaque professionnel de santé. Des structures dédiées impulsent et coordonnent les actions réalisées dans ce cadre.Membre d’HUGO (GCS Hôpitaux Universitaires du Grand Ouest),
le Centre Hospitalier Universitaire d’Angers est un pôle de recherche et d’enseignement supérieur.
Premier employeur du Maine-et-Loire, et l’un des premiers de la région des Pays de la Loire avec 6 900 salariés, le CHU participe également à la formation des futurs professionnels de santé.Une position qui en fait un acteur de cohésion sociale et l’un des premiers partenaires des autres établissements de santé publics et privés régionaux.
Pour aller plus loin : https://chu-angers.mstaff.co