Description du poste
Gestion administrative pour le Coordonnateur du DIEF
o Coordination des agendas : points réguliers, anticipation, fiabilité des informations,
propositions de solutions en cas de conflits d’agenda, information des partenaires, organisation
de rendez-vous/entretiens.
o Traitement, priorisation et orientation des appels et messages téléphoniques.
o Traitement et priorisation du courrier et suivi de la correspondance.
o Gestion des déplacements, ordres de mission et réservations, et suivi des états de frais.
o Gestion de la planification des évaluations annuelles et transmission des demandes de congés
de l’équipe de coordination au coordinateur général du DIEF.
o Gestion de la boîte mail générique du DIEF Direction et orientation des demandes.
o Proposition d’évolution de l’arborescence des documents informatiques en lien avec les
directeurs de filière, le responsable qualité /services supports, le responsable des secrétariats
et le responsable de communication interne et externe. (équipe de direction du DIEF)
o Coordination et orientation des parapheurs en fonction du travail institutionnel sur le circuit
de signature interne et sur les délégations de signature en vigueur
Gestion des dossiers spécifiques en lien avec le CGS
o Orientation des demandes administratives vers les interlocuteurs concernés.
o Intervention d’appui sur les dossiers à risque contentieux.
o Recueil, production et traitement des informations statistiques de coordination (cohortes,
enquêtes…).
o Coordination du recueil des données pour la réalisation du rapport d'activités et mise en forme
institutionnelle en lien avec les directeurs et/ou coordonnateurs.
o Contribution à la mise en forme institutionnelle des dossiers d’agrément et d’autorisation des
instituts et écoles.
o Organisation et actualisation des outils administratifs selon les besoins de coordination
(organigrammes, annuaire DIEF, synthèse des alternances…)
Appui à la gestion managériale du DIEF en lien avec la CGS
o Agent de reliance entre les tutelles, les interlocuteurs externes et le coordonnateur général
o Gestion des ordres de missions de l’équipe du DIEF et archivage
o Préparation de l’accueil des nouveaux arrivants avec les directeurs et/ou coordonnateurs des
écoles et instituts (habilitations, matériels, cartes, bureau…)
o Gestion et suivi du tableau de synthèse du présentéisme de l’équipe de direction du DIEF
(télétravail, congés, repos…) et reports sur le logiciel de GTT du CHU sous contrôle du CGS
o Organisation de l’accueil des élèves directeurs avec la coordonnatrice des soins du DIEF et la
coordination générale des soins du CHU.
Cadre de Gestion –
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Gestion administrative pour le Cadre supérieur de santé coordinateur de l’IFSI et directeur
délégué de l’institut des puériculteurs
o Programmation des réunions pour l’IFSI et l’IFP : agendas, invitations des participants,
réservation des salles, préparation des supports et diffusion de compte rendus validés,
o Gestion de l’agenda de la cadre supérieure de santé et intégration priorisée des demandes de
la CGS du DIEF
o Aide bureautique diverse : construction et mise en forme de documents utiles à la coordination
des filières et à l’organisation de l’activité du cadre supérieur
o Gestion du tableau de synthèse du présentéisme et des congés prévisionnels des formateurs :
suivi régulier de l’outil et sauvegarde, reports sur le logiciel de GTT du CHU sous contrôle du
cadre supérieur, mise à jour des plannings réalisés au regard des demandes validées par le
cadre supérieur.
Participation institutionnelle à la coordination et à la qualité du DIEF en lien avec le CGS
Gestion logistique et système d’information
o Gestion des habilitations et des droits pour l'ensemble du DIEF (arborescence, logiciels etc.)
selon les décisions en équipe de coordination
o Contribution à la mise à disposition du matériel nécessaire à la prise de poste
o Intervention en appui pour l’organisation de l’arborescence informatique interne
o Fonction d’administrateur des progiciels de scolarité en lien avec la référente du DIEF
Réunions, instances et secrétariat
o Préparation et organisation des instances (hors instances pédagogiques) et des réunions de
coordination du DIEF.
o Rédaction des comptes rendus, rapports et décisions.
o Participation aux réunions institutionnelles internes et externes selon l’ordre du jour.
Qualité, sécurité et amélioration continue
o Classement et suivi de l’archivage des documents papier et numériques, incluant durées de
conservation de son périmètre
o Contribution à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes du DIEF sur son
périmètre
o Veille réglementaire dans son champ d’action.
Autres détails
Profil recherché
Rigueur dans l’analyse et dans l’approche des missions confiées
Capacités en organisation et à prioriser
Capacités à communiquer en interne et avec les tutelles
Capacités relationnelles, intelligence émotionnelle et travail collaboratif en interne et avec les
partenaires (GHT et faculté de santé, notamment l'assistante de gestion du département universitaire
en sciences infirmières)
Capacités à se positionner et capacités à travailler en autonomie
Sens des responsabilités
Description de l'établissement
Les 10 bonnes raisons de venir au CHU d’Angers :
🌟 Un cadre de travail attractif :
- Situé au cœur d’Angers, le CHU bénéficie d’un environnement dynamique alliant qualité de vie, accessibilité et richesse des services ;
- L’établissement est directement desservi par le tramway. La gare, à proximité, permet de rejoindre Paris en 1h20 en train, et l’océan Atlantique en 1h30 en voiture, facilitant aussi bien les déplacements professionnels que les loisirs ;
- Un environnement professionnel reconnu, porté par des équipes engagées, solidaires et animées par des valeurs fortes.
🚲 Une Mobilité facilitée et responsable :
- Une plateforme de covoiturage pour réduire vos frais de déplacement ;
- Une prise en charge de 75 % des abonnements de transport ;
- Un forfait mobilité durable pour encourager les déplacements écoresponsables
🎓 Une offre sociale complète:
- Accès au comité de gestion des œuvres sociales (CGOS): des prestations financières en fonction de votre situation, plan d’épargne retraite, des prestations de loisirs, culture et vacances, etc ;
- Restaurant du personnel sur place
💙Un hôpital qui prend soins de vous :
- Un programme HAVISAINES dédié à l’amélioration de la qualité de vie et la santé des agents (alimentation, activité physique, prévention) ;
- Un établissement engagé : « Lieu de santé sans tabac » : accompagnement personnalisé, zone de tolérance, recyclage des mégots en mobilier urbain ;
- Des dispositifs d’accompagnement : Assistante sociale du personnel, psychologue du travail.
🎓Un pôle de formation d’excellence :
- Un CHU étroitement lié à la Faculté de Santé d’Angers, reconnu comme un acteur majeur de la formation
- Des formations tout au long de votre carrière pour maintenir, développer et valoriser vos compétences
De nombreux instituts et écoles de formation intégrés :
- Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)
- École de Puéricultrices
- Institut de Formation d’Aides-Soignants (IFAS)
- Institut de Formation des Ambulanciers (IFA)
- Institut de Formation des Cadres de Santé (IFCS)
- Centre de formation des Assistants de Régulation Médicale
- Institut de Formation d’Auxiliaires de Puériculture
Trois centres de formation continue certifiés Qualiopi :
- Centre de simulation en santé All’Sims
- Centre de Formation des Professionnels de Santé (CFPS)
- Centre d’Enseignement des Soins d’Urgence (CESU)
🔬Un établissement de recherche et d'innovation :
Plus de 1 300 projets de recherche en cours :
- 331 en promotion interne
- 984 en promotion externe
🏥Une expertise et des technologies de pointe :
- 51 centres labellisés prenant en charge les maladies rares, dont 39 centres de références et de compétences ;
- 60 services cliniques médicaux-sociaux et biologiques spécialisés ;
- une activité dynamique de greffe ;
- un plateau technique de pointe, intégrant des équipements de dernière génération
🚀Une institution tournée vers l’avenir :
• Fort de plus de huit siècles d’histoire, le CHU d’Angers s’engage dans une transformation majeure avec le projet Convergence
• Un ambitieux programme de modernisation visant à :
- Regrouper et rapprocher les services clés (urgences, blocs opératoires, imagerie, soins critiques) pour optimiser les parcours patients
- Améliorer la qualité et la fluidité de la prise en charge
- Offrir de meilleures conditions de travail aux professionnels
🏗Un projet structurant en 3 phases :
• Phase 1 (2022 – 2029) : construction d’un bâtiment regroupant urgences, blocs opératoires, imagerie et soins critiques
• Phase 2 (2029 – 2033) : création d’un second bâtiment dédié à des services d’hospitalisation modernisés et ergonomiques
• Phase 3 (2033 – 2037) : restructuration du bâtiment Larrey pour finaliser l’organisation du site
🌱Un objectif commun
Concilier excellence médicale, innovation technologique et qualité de vie au travail, au service des besoins de santé de la population.
Pour aller plus loin : https://chu-angers.mstaff.co